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根據(jù)醫(yī)院結(jié)合自身情況，結(jié)合《中華人民共和國合同法》《中華人民共和國政府采購法》等相關(guān)法律法規(guī)和實(shí)施條例，制定出適合本醫(yī)院發(fā)展的醫(yī)院合同管理制度和組織管理體系。

1. 明確職責(zé)與分工

建立明確的審批流程來確保合同條款科學(xué)、合理，避免因合同條款中的漏洞而產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)、法律風(fēng)險。醫(yī)院后勤部門（科室）、歸口管理部門（后勤）、財務(wù)部門、采購部門、法務(wù)部門、分管院領(lǐng)導(dǎo)（或總會計師）共同參與，有條件的情況下，可聘請專業(yè)法律人員參與合同審核和糾紛管理。

2. 規(guī)范合同簽署的前置條件

制定合同管理制度的時候要明確合同簽署和公章的管理規(guī)定，合同簽署蓋章前需有相關(guān)的集體聯(lián)簽、會議紀(jì)要、審批記錄等決策性文件和支撐性材料。

3. 建立合同履行管理的相關(guān)制度

把合同履行責(zé)任明確到具體執(zhí)行部門及主要人員，并且將合同條款的執(zhí)行情況與醫(yī)院的考核體系相結(jié)合，利用體系化的力量促進(jìn)合同管理質(zhì)量的提升。

1. 合同擬定的流程應(yīng)當(dāng)前置

在項目招標(biāo)之前就要由財務(wù)部門、后勤部門、法務(wù)部門共同研討項目招標(biāo)文件的可行性以及相應(yīng)的合同文件主要條款的合理性。審核重點(diǎn)是雙方的權(quán)責(zé)等核心條款以及可能在中標(biāo)后簽訂合同時有爭議的條款，并提前將其寫入招標(biāo)文件中。

以往，后勤服務(wù)社會化服務(wù)合同的起草往往由中標(biāo)服務(wù)商完成，因服務(wù)商對技術(shù)條款比較熟悉，具備現(xiàn)成的模板，可以節(jié)省醫(yī)院的時間成本，但服務(wù)商起草的合同條款也有可能隱藏對醫(yī)院不利的內(nèi)容，因此醫(yī)院應(yīng)該要嚴(yán)格把關(guān)或采用醫(yī)院自行擬定的模板。

合同起草完畢后應(yīng)按醫(yī)院合同審批流程進(jìn)行層層把關(guān)，例如：醫(yī)院后勤部門對合同全部條款進(jìn)行審核把關(guān)；醫(yī)院聘請的專業(yè)法律顧問從法律層面對合同條款進(jìn)行風(fēng)險審核，降低法律風(fēng)險的同時避免出現(xiàn)不利于醫(yī)院的條款；醫(yī)院審計部門從審計角度出發(fā)對合同進(jìn)行執(zhí)行前的內(nèi)部審核；財務(wù)部門針對合同中的結(jié)算方式、付款方式等經(jīng)濟(jì)條款進(jìn)行審批等。在整個審核過程結(jié)束后，由后勤業(yè)務(wù)部門結(jié)合審核部門提出的意見或建議，對合同進(jìn)一步完善、溝通和確認(rèn)。最后，由后勤分管的副院長、院長進(jìn)行最終審批。

2. 招標(biāo)完成后的訂立合同階段查漏補(bǔ)缺

醫(yī)院招標(biāo)完成后，在合同訂立階段要進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，通過進(jìn)行逐級修訂、審核、審批，減少風(fēng)險。一是審核服務(wù)方的資信與履約能力，重點(diǎn)包括合同條款符合法律規(guī)定、合同主體資格合法，并具備履約能力，合同內(nèi)容和招標(biāo)文件內(nèi)容一致。二是審核合同條款是否嚴(yán)謹(jǐn)，重點(diǎn)圍繞服務(wù)商條款內(nèi)有關(guān)合同價款、支付條件等諸多內(nèi)容和招標(biāo)、議標(biāo)結(jié)果的一致性進(jìn)行審核，以及關(guān)注預(yù)留保證金的合理性、違約責(zé)任與解決手段的有效性等。三是審核后勤服務(wù)社會化合同資料，包括招投標(biāo)文件以及中標(biāo)通知書等，必須保證合同文本的規(guī)范性、內(nèi)容的真實(shí)性、表述的嚴(yán)謹(jǐn)性，從而有效降低簽訂合同的風(fēng)險性。四是檢查中標(biāo)服務(wù)方在投標(biāo)時是否作出優(yōu)于招標(biāo)參數(shù)要求的相關(guān)承諾，將其補(bǔ)充寫入合同。

在執(zhí)行合同的階段，為了確保后勤服務(wù)社會化合同能夠有效履行，醫(yī)院后勤管理部門需要代表醫(yī)院依照服務(wù)合同，認(rèn)真履行對后勤服務(wù)方的監(jiān)督管理職能并履行相應(yīng)的義務(wù)。主要包括：按照醫(yī)院內(nèi)部規(guī)定和合同條款對后勤社會化服務(wù)項目實(shí)行合同管理、質(zhì)量監(jiān)督、考核和評估；代表醫(yī)院協(xié)調(diào)好與服務(wù)方之間的關(guān)系；按合同約定及時撥付后勤服務(wù)管理費(fèi)用；當(dāng)出現(xiàn)爭議或合同內(nèi)容需要補(bǔ)充時，后勤管理部門要及時和服務(wù)方溝通、協(xié)商，共同尋找解決方案。

在后勤服務(wù)合同履行期間，后勤部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注如下方面。

1. 定期檢查考核服務(wù)企業(yè)的履約情況

合同履行期間，醫(yī)院后勤管理部門（科室）需對服務(wù)企業(yè)進(jìn)行檢查和考核，確認(rèn)服務(wù)流程與服務(wù)質(zhì)量是否存在與服務(wù)合同不符之處，針對發(fā)現(xiàn)的問題及時通知服務(wù)企業(yè)進(jìn)行整改，針對出現(xiàn)的重大違約行為要及時提出處理建議（包括終止合同）。

2. 自覺履行合同約定的義務(wù)

后勤社會化服務(wù)合同中關(guān)于醫(yī)院的義務(wù)，除了按時向服務(wù)企業(yè)支付服務(wù)費(fèi)用外，一般還包括為服務(wù)企業(yè)提供一定面積的辦公空間、為服務(wù)企業(yè)人員進(jìn)入醫(yī)院管控區(qū)域工作辦理許可證件等，醫(yī)院后勤管理人員應(yīng)自覺履行合同約定的醫(yī)院的業(yè)務(wù)，為服務(wù)企業(yè)正常開展服務(wù)創(chuàng)造必要的條件。

3. 嚴(yán)格服務(wù)費(fèi)用支付管理

醫(yī)院后勤社會化服務(wù)項目通常合同約定的服務(wù)周期較長，費(fèi)用支付通常涉及預(yù)付款和進(jìn)度款的支付，以及尾款結(jié)算和保證金的退還等管控工作。合同執(zhí)行部門必須嚴(yán)格按照合同約定的支付形式、比例和時間節(jié)點(diǎn)、支付條件等進(jìn)行適時支付，尤其應(yīng)免出現(xiàn)服務(wù)款超進(jìn)度以及超比例支付等問題出現(xiàn)。

4. 合同終結(jié)管理

在雙方履行完后勤社會化服務(wù)合同約定的義務(wù)后，除應(yīng)按照合同約定辦理結(jié)算外，還需對提供給服務(wù)企業(yè)在合同有效期內(nèi)使用的建筑物及設(shè)備設(shè)施進(jìn)行全面檢查，如因服務(wù)商原因?qū)е孪鄳?yīng)不動產(chǎn)以及設(shè)備設(shè)施損壞的，應(yīng)要求服務(wù)商按照合同約定承擔(dān)賠償責(zé)任。

醫(yī)院后勤部門應(yīng)該選用責(zé)任心強(qiáng)、有專業(yè)背景的合同管理人員，并定期開展培訓(xùn)。培訓(xùn)的廣度和深度都應(yīng)與時俱進(jìn)，傳授先進(jìn)的合同管理理念，以適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和后勤社會化的趨勢。同時應(yīng)結(jié)合醫(yī)院后勤管理的特點(diǎn)，加強(qiáng)對合同管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，管理人員應(yīng)掌握法律知識、談判技巧、合同管理知識以及一些管理軟件的操作，才能熟練處理合同管理中的問題，主動有依據(jù)的維護(hù)醫(yī)院的權(quán)利，并不損害后勤服務(wù)商的合法權(quán)益。必要時，可以請法律專家進(jìn)行案例教學(xué)，從而全面提升合同管理人員的素質(zhì)。

合同管理人員的經(jīng)驗(yàn)交流必不可少，各大型醫(yī)院的合同管理辦法各不相同、各有所長，可以組織交流會和探討會，讓優(yōu)秀的醫(yī)院后勤合同管理人員介紹其特色和經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)相互學(xué)習(xí)，同時能夠討論疑難問題，解決方案供各醫(yī)院參考。

合同管理信息化是合同管理發(fā)展的總體趨勢。以現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基礎(chǔ)，從準(zhǔn)備、起草、簽署、履行等相關(guān)的環(huán)節(jié)入手，建立完善的信息化管理制度，將合同各要素匯總至數(shù)據(jù)庫，將信息資源提供給各層次的管理人員，從而及時的掌握合同的審核、修訂等情況，既可以提高管理合同的效率，避免出現(xiàn)差錯，也可以對合同風(fēng)險進(jìn)行事前預(yù)警、事中預(yù)警（如超額支付進(jìn)度款、超合同預(yù)算等）、時間線管理等，還能促進(jìn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，促進(jìn)醫(yī)院節(jié)能減排。

合同管理信息化還有利于簡化管理流程和保密工作，醫(yī)院后勤部門可設(shè)置對應(yīng)的模塊，通過將合同管理制度和流程固化于信息系統(tǒng)中，建立合同范本庫；設(shè)立合同審核會簽?zāi)K、合同履行模塊、合同執(zhí)行監(jiān)管模塊、合同結(jié)算模塊、合同變更模塊等，流程自動流轉(zhuǎn)；能夠?qū)︶t(yī)院整體的預(yù)算管理、招投標(biāo)管理、合同管理實(shí)現(xiàn)動態(tài)跟蹤，實(shí)時提供歷史數(shù)據(jù)；可有效掌握合同進(jìn)展程度；合同審批和執(zhí)行過程中的人員交接與變更均能留下電子記錄，提高合同審批的透明度和合同履行的規(guī)范性等。

合同的信息化管理可作為醫(yī)院后勤信息化建設(shè)的一部分，促進(jìn)醫(yī)院后勤工作效率的提升，避免拖沓等人為因素產(chǎn)生的負(fù)面影響。