采購流程及制度不完善[1,3-9]作為各醫(yī)院采購工作中的普遍特征,對具體采購流程規(guī)定的缺失,導(dǎo)致采購流程缺乏指導(dǎo),易出現(xiàn)流程混亂、步驟遺失等問題。隨著醫(yī)療水平不斷發(fā)展,采購項(xiàng)目種類繁多、支出占比及金額較大[1,3,5-9],醫(yī)院后勤類采購項(xiàng)目發(fā)展特點(diǎn),愈發(fā)證明了對后勤類采購工作進(jìn)行全面全流程管理的重要性。管理人員專業(yè)性不足同樣作為普遍存在特征被指出,在采購工作中會導(dǎo)致工作溝通性不足、成本控制不合理、供應(yīng)商選擇不科學(xué)等問題,同樣會對采購工作效率及成效造成負(fù)面影響。
基于目前醫(yī)院后勤類采購存在問題采取的對應(yīng)干預(yù)形式
在現(xiàn)有針對醫(yī)院后勤類采購工作管理干預(yù)形式中,梳理采購流程及完善制度[1,3-9]及崗位職責(zé)[1,4,6],作為基本的干預(yù)形式,能夠從制度層面提高采購效率、確保采購行為的公平公開性并有效降低采購工作中的潛在風(fēng)險。提升采購人員專業(yè)水平[3-9]作為排名第二的干預(yù)形式,通過對參與采購環(huán)節(jié)的人員進(jìn)行培訓(xùn)及教學(xué),能夠有效提升采購工作效率,間接提升部門間的溝通效率并降低采購風(fēng)險。建立有效的監(jiān)管體系[1,3,5-7,9]能夠最大程度上控制采購風(fēng)險,同時提升采購質(zhì)量,進(jìn)而增強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的競爭力。隨著財政支出制度的不斷完善,制定有效的采購預(yù)算及計劃為醫(yī)院資金的高效利用提供了有效保障[1,3,4,8,9],進(jìn)一步優(yōu)化了醫(yī)院的資金及資源配置,規(guī)范了采購行為并提高了采購工作透明度。
(一) 采購流程標(biāo)準(zhǔn)化
醫(yī)院后勤類采購流程的標(biāo)準(zhǔn)化是提升醫(yī)院運(yùn)營效率、降低成本、保障醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)[1 ,3-9]。標(biāo)準(zhǔn)化的必要性體現(xiàn)在提高效率、降低成本、質(zhì)量控制和增強(qiáng)透明度等方面。通過集中采購、批量采購等方式,醫(yī)院可以獲得更優(yōu)惠的價格,同時確保采購物資的質(zhì)量,減少醫(yī)療風(fēng)險。 標(biāo)準(zhǔn)化流程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)包括需求確認(rèn)、預(yù)算審批、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、驗(yàn)收與入庫以及付款與結(jié)算。信息化管理的應(yīng)用,如采購管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)分析工具,能夠?qū)崿F(xiàn)采購流程的電子化、自動化,提高工作效率并為決策提供支持。然而, 醫(yī)院后勤采購也面臨流程復(fù)雜性、供應(yīng)商管理和法規(guī)政策變化等挑戰(zhàn)。為應(yīng)對這些挑戰(zhàn),建議加強(qiáng)采購人員培訓(xùn)、優(yōu)化流程并引入第三方評估機(jī)制。 隨著近年來人工智能和大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展,醫(yī)院后勤采購將朝著智能化、綠色化的方向發(fā)展,實(shí)現(xiàn)自動化采購和智能決策,同時注重環(huán)保和可持續(xù)發(fā)展,推動綠色醫(yī)院建設(shè)。通過標(biāo)準(zhǔn)化和信息化手段,醫(yī)院后勤采購將更加高效、透明和智能,為醫(yī)療服務(wù)提供有力保障。
(二) 全流程成本控制
醫(yī)院后勤類采購全流程成本控制是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,需從需求管理、供應(yīng)商管理、采購過程管理、庫存管理等多方面入手[8,9]。通過科學(xué)制定采購計劃、推行標(biāo)準(zhǔn)化管理、加強(qiáng)科室溝通、建立合格供應(yīng)商庫、推行集中采購、探索戰(zhàn)略合作、嚴(yán)格執(zhí)行采購流程、引入競爭機(jī)制、加強(qiáng)合同管理、推行精細(xì)化管理、優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)、加強(qiáng)物資周轉(zhuǎn)等措施,實(shí)現(xiàn)成本的有效控制。同時,還需加強(qiáng)信息化建設(shè)、人才培養(yǎng)和廉潔自律,持續(xù)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn),不斷提升成本控制水平,以降低采購成本,提高醫(yī)院運(yùn)營效率。
(三) 風(fēng)險防控體系建立
醫(yī)院后勤采購管理風(fēng)險防控體系的建立是保障醫(yī)院運(yùn)營和患者安全的關(guān)鍵。該體系需從風(fēng)險識別、 評估、應(yīng)對、監(jiān)控和持續(xù)改進(jìn)五個方面入手,全面覆蓋外部市場、政策、自然災(zāi)害等風(fēng)險,以及內(nèi)部管理、操作和廉潔風(fēng)險[5]。通過建立風(fēng)險評估指標(biāo)體系,采取規(guī)避、降低、轉(zhuǎn)移和接受等策略,結(jié)合信息化手段實(shí)現(xiàn)實(shí)時監(jiān)控和預(yù)警。具體措施包括健全采購管理制度、加強(qiáng)供應(yīng)商管理、推進(jìn)信息化建設(shè)、強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和廉潔教育。最終目標(biāo)是構(gòu)建長效機(jī)制,確保后勤物資供應(yīng)安全、及時、經(jīng)濟(jì),為醫(yī)院高效運(yùn)行提供堅實(shí)保障。
(四) 數(shù)字化轉(zhuǎn)型探索
醫(yī)院后勤采購管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是提升效率、降低成本、防控風(fēng)險的必然趨勢。通過建設(shè)數(shù)字化平臺,優(yōu)化采購流程,強(qiáng)化供應(yīng)商管理,并利用數(shù)據(jù)分析技術(shù),可以實(shí)現(xiàn)采購管理的精細(xì)化、智能化和規(guī)范化[5,6]。然而,數(shù)字化轉(zhuǎn)型也面臨觀念轉(zhuǎn)變、人才短缺、資金投入等挑戰(zhàn)。為此,醫(yī)院需成立專門工作組,借鑒成功經(jīng)驗(yàn),制定可行方案,注重人才培養(yǎng),加強(qiáng)與供應(yīng)商合作,共同推進(jìn)轉(zhuǎn)型。未來,隨著技術(shù)發(fā)展,醫(yī)院后勤采購管理將朝著更智能、個性化和協(xié)同化的方向邁進(jìn),為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展提供有力支撐。
目前,醫(yī)院后勤類采購管理在制度建設(shè)、信息化應(yīng)用和集中采購模式推廣等方面取得了一定進(jìn)展。大部分醫(yī)院已建立了較為規(guī)范的采購流程和監(jiān)管機(jī)制,明確了采購計劃、招標(biāo)、合同管理、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的職責(zé)分工,為采購工作的規(guī)范化運(yùn)行提供了制度保障。 同時,隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展,許多醫(yī)院引入了采購管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了采購全流程的線上操作,顯著提高了采購效率和透明度,減少了人為干預(yù)和操作失誤。此外,集中采購模式在醫(yī)用耗材、后勤物資等領(lǐng)域的逐步推廣,通過規(guī)模效應(yīng)有效降低了采購成本,提升了采購質(zhì)量。 然而,醫(yī)院后勤采購仍面臨諸多挑戰(zhàn)。一方面,醫(yī)院后勤物資種類繁多,需求復(fù)雜且多變,受醫(yī)療技術(shù)發(fā)展和突發(fā)事件(如疫情)的影響較大,對采購計劃的科學(xué)性和靈活性提出了更高要求。另一方面, 供應(yīng)商數(shù)量眾多且資質(zhì)參差不齊,部分供應(yīng)商存在價格虛高、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定等問題,加大了供應(yīng)商管理的難度。此外,部分醫(yī)院的監(jiān)管機(jī)制仍不夠健全,存在監(jiān)管漏洞,容易滋生腐敗問題,影響采購的公平公正。
未來,醫(yī)院后勤類采購管理將朝著更加規(guī)范化、智能化和精細(xì)化的方向發(fā)展。首先,通過加強(qiáng)頂層設(shè)計,進(jìn)一步完善采購管理的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,明確各方責(zé)任,為采購工作提供更加堅實(shí)的制度保障。其次,深化信息化應(yīng)用,充分利用大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等新技術(shù),構(gòu)建智能化的采購管理平臺,實(shí)現(xiàn)采購全流程的數(shù)字化、可視化和可追溯,進(jìn)一步提升管理效能。此外,集中采購模式將進(jìn)一步推廣,探索跨區(qū)域、跨醫(yī)院的聯(lián)合采購,通過規(guī)模效應(yīng)降低采購成本,提高采購質(zhì)量。
在供應(yīng)商管理方面,建立健全供應(yīng)商準(zhǔn)入、評價和退出機(jī)制,加強(qiáng)對供應(yīng)商的監(jiān)管,構(gòu)建公平競爭、誠信守法的市場環(huán)境。最后,強(qiáng)化監(jiān)管力度,完善采購監(jiān)管機(jī)制,加強(qiáng)對采購全過程的監(jiān)督,加大對違法違規(guī)行為的查處力度,確保采購的公開透明和廉潔高效。通過多方共同努力,醫(yī)院后勤類采購管理將實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍,為醫(yī)院的高質(zhì)量發(fā)展提供有力支撐。
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